Déclaration des salariés en Belgique

Pour être en règle avec la sécurité sociale belge, un employeur doit faire deux types de déclarations pour ses employés.

Toute entrée en service et tout départ d'un travailleur doit être signalé(e) à l'ONSS. Il est important que vous remplissiez cette déclaration correctement et à temps : la Dimona doit être établie avant qu'un employé ne commence à travailler pour vous.

Vous utilisez Dimona pour tous les types de contrats de travail. La déclaration Dimona se fait par voie numérique dans le service en ligne sécuriséDimona. Pour pouvoir utiliser ce service, vous devez au préalable vous enregistrer sur le portail de la sécurité sociale belge

Que devez-vous déclarer ?

Voici les données de base que vous devez remplir dans Dimona :

  1. le numéro de registre national du travailleur ou, si vous ne le connaissez pas, ses données d'identification
  2. les informations complémentaires sur le travailleur : commission paritaire et type de travailleur
  3. la période pendant laquelle le travailleur sera employé : date de début et éventuellement date de fin du contrat. Pour les travailleurs occasionnels : également l'heure de début et de fin. 

Vous trouverez une explication des termes tels que commission paritaire et les types de travailleurs sur la page Données principales à renseigner dans les Instructions administratives ONSS.

En tant qu'employeur, vous devez déclarer chaque trimestre les prestations et les salaires de vos travailleurs dans la déclaration multifonctionnelle DmfA. Les données de la DmfA sont envoyées à diverses institutions de la sécurité sociale belge.

La déclaration DmfA se fait par voie numérique dans le service en ligne sécurisé DmfA. Pour pouvoir utiliser ce service, vous devez au préalable vous enregistrer sur le portail de la sécurité sociale belge.

À quoi sert la DmfA ?

Les principaux objectifs de la DmfA sont les suivants :

  • définir le montant des cotisations sociales dues par les employeurs et les travailleurs
  • communiquer une seule fois aux pouvoirs publics les données relatives aux salaires et aux prestations de tous les travailleurs

Le système de sécurité sociale belge s'applique aux :

  • Travailleurs qui travaillent sur le territoire belge et dont l'employeur est sis en Belgique
  • Travailleurs qui dépendent du siège social belge d'une société étrangère

Pour ces travailleurs, vous devez faire une déclaration Dimona et une déclaration DmfA, comme pour vos travailleurs belges.

Les seules exceptions sont les résidents de pays avec lesquels la Belgique a conclu un traité international ou un accord bilatéral stipulant que le système belge ne s'applique pas. Vous trouverez la liste de ces pays sur la page Conventions de Coming2Belgium.

La Dimona et surtout la DmfA sont étroitement liées à la législation belge en matière de travail et de sécurité sociale. Étant donné qu'il est essentiel de les remplir correctement, les institutions de sécurité sociale proposent des explications juridiques complètes. Ces explications sont constamment mises à jour. Vous les trouverez sur le portail de la sécurité sociale belge, dans la rubrique Instructions administratives ONSS.

De nombreux employeurs confient à un secrétariat social (agréé par le ministre des Affaires sociales) ou à un prestataire de services la mission d'établir leurs déclarations. Un secrétariat social agréé peut percevoir vos cotisations de sécurité sociale, contrairement à un prestataire de services.

Pour mandater une personne pour vos déclarations, utilisez le service en ligne sécurisé Mahis sur le portail de la sécurité sociale belge.

Centre de contact de la Sécurité sociale